De Hollandse Smoushonden Club (hierna verder aangeduid als HSC) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy statement geven wij u heldere en transparante informatie over hoe wij met persoonsgegevens omgaan.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De HSC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HSC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u na het doornemen van ons privacy statement, of in algemenere zin vragen heeft hierover, of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden, deelnemers en relaties

(Persoons-)gegevens van verenigingsleden worden door de HSC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en) en grondslag:

• Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst;
• Administratieve verwerking voor cursus/workshop/show;
• U te kunnen bellen of e‑mailen indien het nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren;
• Het afhandelen van uw betaling;
• Het maken van catalogussen voor evenementen;
• Het maken van diploma’s en certificaten;
• Het maken van presentielijsten;
• Het toezenden van het clubblad;
• Het verzenden van de ledenlijst naar de Raad van Beheer ten behoeve van de ledenafdracht;
• Naam, geslacht, NHSB nummer, stamboomgegevens, voorouders en nakomelingen van uw hond(en);
• Uitslagen van uw hond(en) op clubdagen, clubmatches, tentoonstellingen, fokgeschiktheidskeuringen en andere wedstrijden ter publicatie in ons clubblad en op onze website;
• Resultaten van (gezondheids-)onderzoeken van uw hond(en) ter publicatie in ons clubblad en op onze website;
• Foto’s van u en/of uw hond(en) tijdens de deelname aan door de vereniging georganiseerde evenementen en activiteiten ter publicatie in ons clubblad en op onze website / Facebook pagina (tenzij u daartegen van tevoren bezwaar maakt).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de HSC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Achternaam en voorletters c.q. voornaam;
• Geslacht;
• Adresgegevens (woonplaats / postcode / straat / huisnummer);
• Telefoonnummer (mobiel en/of vaste aansluiting);
• E‑mailadres;
• Nummer bankrekening (d.m.v. betaling zichtbaar voor penningmeester en ledenadministratie) voor verwerking van betalingen;
• Stamboomnaam, roepnaam en geslacht hond(en).

Uw persoonsgegevens worden door de HSC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar.

Verstrekking aan derden

De HSC verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De HSC blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De HSC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens de HSC van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Foto’s

Tijdens activiteiten worden regelmatig foto’s gemaakt. Mocht u niet op de foto willen, geef dit dan aan bij de fotograaf. Foto’s worden gebruikt voor onze website/facebookgroep/clubblad. Ziet u onverhoopt toch een foto die u verwijderd wilt hebben, meld dit dan bij ons.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons privacy statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens met betrekking tot het privacy statement

Myriam Deckers, secretaris

Tel: 043 850 2057
@: myriam@wenonah.nl